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Cierre definitivo

El proceso de cierre definitivo te permite cancelar el saldo de las cuentas de resultados, para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio contable, de igual forma cancela el saldo de las cuentas que están marcadas como Si terceros y que la empresa requiera trasladar el saldo de la cuenta a un solo tercero. 

Aspectos a tener en cuenta

1. Realiza copia de seguridad de la empresa en la que vas a ejecutar el proceso.

2. Ingresa al programa con clave de administrador con el mes 13 o mes de cierre y el día 31 del año en el cual se ejecutará el cierre.

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3. En caso que algún usuario vaya a ingresar al programa y se está ejecutando el proceso de cierre definitivo, verá el siguiente mensaje:

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4. Al momento de ejecutar el proceso de cierre ninguna otra clave de usuario o de administrador puede estar trabajando en Siigo, en caso de hacerlo el sistema te presenta el siguiente mensaje:

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Y al confirmar se genera un listado de todas las claves de usuario y/o administrador que están en el sistema para poder solicitarles salir del programa:

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5. Es necesario tener definido un documento tipo L, para realizar la contabilización del cierre de las cuentas de resultado y de terceros.

6. Revisa que el plan de cuentas tenga las marcaciones de la clase de cuenta correspondiente, es decir, activo, pasivo, patrimonio, ingreso, egreso, orden y orden por contra; esto con el fin que al momento de cerrar cuentas de resultados sean únicamente ellas las que el sistema cancela. En caso que la cuenta contable no tenga la marcación correcta se debe corregir para así poder continuar con el proceso  de cierre definitivo.

7. Para controlar que los cierres definitivos de un año futuro, solo se puedan realizar en el mes de diciembre, el sistema te mostrará un mensaje de advertencia, si la fecha del año actual es antes del 30 noviembre del año en curso. Este mensaje no se mostrará, si estás corriendo el proceso en años anteriores a la fecha del año en curso.

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Importante: el cierre definitivo lo realizas después de haber ingresado al programa todas la causaciones y ajustes correspondientes del período (año) contable que se quiere cerrar.

Realiza el cierre definitivo 

Para efectuar el proceso de cierre definitivo realiza los siguientes pasos:

1. Ingresa a Cierre anual – Cierre Definitivo 

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2. El sistema te habilita la siguiente ventana:

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En la cual seleccionas el cierre que vas a realizar.

A continuación, está el detalle de cada una de ellos:

a. Cerrar cuentas de resultados:

Al ingresar allí muestra la pantalla donde es necesario diligenciar los siguientes campos:

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  • Maneja centros de costos en la cuenta utilidad: esta opción se selecciona siempre y cuando todas las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén marcadas como Si Centros de Costo, esta marcación permite al sistema asignar la utilidad y/o pérdida del ejercicio contable para cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. 
  • NIT de la empresa: por ser un proceso interno de la empresa el Nit a digitar es el de la compañía.
  • Centro de costo: de carácter informativo y se recomienda digitar el centro de costos principal, este será asignado en el encabezado del documento.
  • Subcentro de costo: este campo se habilitará únicamente si el centro de costos asignado está marcado que maneja sub centro.
  • Comprobante: es necesario que digites o realices la búsqueda del comprobante Tipo L que se encuentra previamente parametrizado para realizar la contabilización del proceso de cierre.
  • Cuenta de utilidad: digita o realiza la búsqueda de la cuenta contable de Utilidad o Pérdida del ejercicio contable únicamente si el usuario ya conoce el resultado del mismo.

Importante: en caso de no conocer el resultado del ejercicio puedes digitar la cuenta contable 5905050000, para que el programa contabilice el resultado en ella. Posteriormente es necesario consultar el movimiento de esta cuenta y si el saldo de la cuenta es crédito indica que la empresa obtuvo una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado después de terminar el cierre definitivo en el mes 13 es necesario ejecutar la reclasificación del saldo de esa cuenta a través de  un comprobante Tipo L de ajuste y luego realizar un cierre parcial para actualizar los saldos de las cuentas al siguiente año. 

b. Cerrar cuentas de terceros:

Cuando ingresas a esta opción se habilita la siguiente ventana:

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En ella asignas las cuentas contables de las cuales se desea trasladar el saldo por cada uno de los terceros a un solo Nit o tercero, esto quiere decir que al siguiente año el saldo de la cuenta no cambia, solo que el saldo de la cuenta estará acumulado a un solo tercero. 

En este caso los saldos de las cuentas a nivel de terceros que se cierran son los de las cuentas de impuestos, se recomienda que el Nit de cierre sea el Nit de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Al momento de terminar de ingresar todas las cuentas con los datos correspondientes es necesario contabilizar el proceso, lo cual se realiza con la tecla de función F1, una vez realizado esto el sistema comienza a ejecutar el proceso de cierre mostrando el avance y contabilización del mismo.

Luego de la contabilización del cierre definitivo el sistema continua con un cierre parcial para trasladar los saldos de las cuentas al siguiente año:

Das clic en Si, al siguiente mensaje informativo para continuar:

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Luego el sistema te muestra el avance del proceso.

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Al finalizar te mostrará el mensaje confirmando la culminación del proceso.

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Importante: ten en cuenta que después que se ha realizado el cierre definitivo, si hay algún cambio en la información contable de ese año, el sistema te mostrará:

  • Un mensaje informativo cuando ingreses al año siguiente del cierre definitivo, indicando que modificaron información en el año anterior. 
  • El mensaje no se mostrará si no se ha realizado el cierre definitivo o si se realizaron cambios a los catálogos, (cuentas, activos, terceros).
  • Se activará solo a usuarios Administradores.

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