a4. Medios Magnéticos

Creación conceptos y asociar cuentas

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Para iniciar con la generación del informe de medios magnéticos vamos a ingresar a la ruta: Contador – Informes generales – Informes oficiales – Informe en medios magnéticos. Al ingresar te muestra la siguiente ventana, donde te lleva paso a paso.

Creación de conceptos:

El primer paso para la generación de medios magnéticos corresponde a la creación de conceptos y asociación de cuentas contables de acuerdo a la normatividad vigente, para ello en el recuadro que se habilita es necesario seleccionar la opción 1; con lo cual se pueden presentar la siguiente situación:

Al marcar SI el sistema copiara los conceptos y formatos creados el año anterior, al marcar NO traerá los conceptos predefinidos por el sistema y se deberán asociar las cuentas contables correspondientes a cada concepto.

 

Es de aclarar que este mensaje se generara una sola vez. Además, Siigo ya trae los conceptos creados por defecto.

 

Al dar clic en el icono de la carpeta llamado Adicionar códigos de la DIAN podrás crear nuevos conceptos, con ello se habilita la siguiente ventana en la cual se definen los siguientes campos:

  • Concepto:Es un campo numérico de cuatro (4) caracteres que corresponde al código del concepto con el cual se reporta la información según las especificaciones dadas en la resolución de medios magnéticos dada para el año vigente.
  • Tipo monto: Lista donde se define el tipo de monto a tener en cuenta, según la cuantía a reportar. Los tipos de monto que permite seleccionar el sistema son:

  1. Costos/Deducciones:Aplica para los conceptos a reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001), diferente a salarios.
  2. Salarios:Aplica para los conceptos a reportar como salarios y demás pagos laborales (formato 1001).
  3. Ingresos:Aplica para los conceptos a reportar en el formato 1007 – Ingresos recibidos.
  4. Pasivos: Aplica para los conceptos a reportar en el formato 1009 – Saldo cuentas por pagar.
  5. Cuentas por cobrar:Aplica para los conceptos a reportar en el formato 1008 – Saldo cuentas por cobrar.
  6. Sin tope general:Aplica para los conceptos a reportar SIN IMPORTAR LA CUANTIA, es decir, todos los valores mayores a 0 y que son necesarios informar (formatos 1001, 1003, 1004, 1005, 1006, 1011, 1012, 2275, 2276).
  7. Base de impuestos generados:Aplica para los conceptos de IVA generado a reportar validando el tope de ingresos.
  • Descripción:Nombre con el cual se identifica el concepto, este texto NO se visualizará en la generación de los archivos planos ni los archivos con formatos XML.
  • Formato:El sistema genera un listado de los formatos existentes y donde es necesario seleccionar aquel en el cual se va a reportar la información del concepto que se está creando. Los formatos que se habilitan son:
  • 1001 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas.
  • 1003 – Retenciones que le practicaron.
  • 1004 – Descuentos tributarios solicitados.
  • 1005 – Impuesto descontable (IVA).
  • 1006 – Impuesto generado (IVA).
  • 1007 – Ingresos recibidos.
  • 1008 – Cuentas por cobrar (Deudores con créditos activos a 31 de diciembre de 2015).
  • 1009 – Cuentas por pagar (Saldos de los pasivos a 31 de diciembre de 2015).
  • 1010 – Socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados.
  • 1011 – 2275 – Declaraciones tributarias (Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional – Rentas exentas – Costos y Deducciones).
  • 1012 – Declaraciones tributarias (Inversiones).
  • 2276 – Certificación de ingresos y retenciones personas naturales empleados.
  • 9998 – Base del impuesto generado.

Asociación de cuentas:

Una vez se encuentren definidos los conceptos bien sea por que se tomaron los que el sistema trae o por que se copiaron los del año anterior, SIIGO permite asociar a cada uno de ellos las cuentas contables que el sistema tomara para reportar los valores; para este proceso se habilita la siguiente ventana:

En ella es necesario empezar a ingresar la información; y diligenciar cada uno de los datos que el sistema solicita como son:

  • Cuenta contable:La cual se debe encontrar previamente creada y con movimiento o saldo.
  • Concepto:El sistema te permite digitar el código y con esto el sistema trae en forma automática el formato al cual se encuentra asociado dicho concepto.
  • Tipo de suma:Por cada rango de cuentas es necesario definir el tipo de valor a incluir, estos son: (Sumar Débitos, Sumar Créditos, Débitos – Créditos, Saldo Inicial y Saldo General), según el caso de acuerdo al tipo de movimiento que el usuario requiera reportar en el archivo.

Suma débitos: El sistema permite generar un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza débito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.

Suma créditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza crédito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.

Débitos menos créditos: Permite obtener un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente resta de débitos menos créditos; de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.

Saldo general: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento débito y luego se resta el movimiento crédito, estos registros serán los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.

Saldo inicial: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de enero del año a reportar.

  • Categoría:Este campo permite clasificar el rango de cuentas seleccionado en una característica específica, estas categorías se habilitan dependiendo del formato.

En este momento SIIGO da la posibilidad de incorporar la asociación de cuentas contables por medio de interfaces, para ello al momento de ingresar a la asociación de cuentas contables, en la parte superior se habilita un cuadro llamado “Exportar plantilla”, el cual te permite generar la plantilla, para ello el sistema te solicita la ruta donde será guardada esta información. Aquí se genera un archivo en Excel el cual contiene la estructura que permite la incorporación de estos datos al programa.

Es necesario diligenciar la plantilla con la información requerida por cada empresa.

Luego al volver a la pantalla de SIIGO es necesario dar clic en el icono “importar plantilla” y luego seleccionar la ruta del archivo a incorporar.

Es necesario confirmar la incorporación de información con el siguiente icono. 

Con este proceso el sistema carga los datos al programa, generando un listado del proceso realizado, en caso de presentarse inconsistencias el sistema también las reporta.

Luego al momento de volver a ingresar a SIIGO a revisar la asociación de cuentas conceptos, se visualizará los datos incorporados.

 Al dar clic en el icono de finalizar proceso mantienes la información registrada.

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