Crear cuentas contables te permite organizar de forma completa la información contable y financiera dentro del sistema, incluyendo la definición de su estructura (clase, grupo, cuenta y subcuenta), los datos necesarios para su correcta configuración y los parámetros clave para garantizar su adecuado uso en los diferentes módulos.

Para crear las cuentas contables, sigue estos pasos: 

1. Dirígete por la ruta Contador – Administración del P U C – Apertura de cuentas contables – Apertura plan de cuentas.

2. Se habilita la siguiente ventana donde completas la información:

• Grupo – Cuenta – Subcuenta: corresponden a la organización de las cuentas contables y su estructura; estos códigos se encuentran asociados a cuentas predeterminadas, las cuales se establecen de acuerdo con las normas contables del Decreto 2650 de 1993.
• Auxiliares y Sub – auxiliares: estos códigos se definen de acuerdo al criterio contable de la compañía.

Importante: desde este apartado, el sistema permite consultar diferentes informes donde podrás visualizar información de la cuenta consultada. Estos informes son: Movimiento, Balance de prueba, Terceros, Balance centro de costo y Presupuesto.

• Activos: el sistema de forma automática realiza esta marcación al momento de asignar la cuenta contable en la apertura de grupos de activos.
• Aplica como diferencia NIIF: podrás marcar esta opción para aquellas cuentas que se utilizarán para contabilizar las estimaciones realizadas en Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

• Detalles: podrás seleccionar entre No detalla, Cobrar y Pagar. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es elaborar documentos cruce como facturas de venta, recibos de caja, facturas de compra o comprobante de egreso.

• Tercero: tendrás las opciones de Sí tercero, Retención y No tercero. Los efectos de marcar una cuenta con estas características son:

• • Sí tercero: permite que la contabilización de valores se pueda discriminar por cada tercero (Cliente – Proveedor – Otro).
  • Retención: permite generar los certificados de retención y las bases para los mismos, de igual forma al tener esta marcación en la parte final de la pantalla el sistema solicita el porcentaje de retención.
  • No tercero: cuando no se requiere ningún tipo de enlace.
• Centros de costos: permite generar informes financieros por cada uno de los centros de costos que maneja la empresa, siempre y cuando todas las cuentas que se tengan creadas posean esta marcación.
• Cuenta de Reteiva: se realiza esta marcación para aquellas cuentas que contabilizarán la retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
• Ajustable: podrás seleccionar esta marcación en los casos de cuentas contables no monetarias que son ajustables por inflación.

Importante: es necesario tener en cuenta que los ajustes por inflación fueron derogados en Colombia a partir de enero de 2007.

• Moneda extranjera / Desea ajustar extranjera: estos campos los marcas si la empresa registra transacciones en moneda diferente a la local; esta configuración se realiza sobre cada una de las cuentas que requieren esta contabilización.
• Tipo Cuenta: permite registrar la clasificación de la cuenta contable que corresponda a nivel normativo.

• Naturaleza: esta información se presenta a nivel normativo, donde indicas que las cuentas pueden ser de naturaleza débito o crédito.

• Característica: seleccionas la opción que corresponda dependiendo de la caracterización que desees darle a la cuenta y dependiendo del parámetro que necesites. 

• Cuenta alterna: utilizas este apartado si necesitas parametrizar una cuenta alterna para registrar la información. 
• Cuenta de bancos: esta marcación se realiza a las cuentas contables de bancos en las cuales la empresa maneja sus cuentas bancarias corrientes, los datos que allí el sistema solicita corresponden a la entidad financiera. Al marcar esta opción el sistema solicita la siguiente información: 

• • Identificación de la entidad: indicas el número de identificación del banco al que pertenece la cuenta bancaria. 
  • Sucursal: esta opción se habilita siempre y cuando manejes sucursales en bancos. 
  • Número cuenta corriente: indicas el número de la cuenta bancaria que corresponda. 
  • Nro. Cheque Inicial / Nro. Cheque Final: en estos campos se digita el rango del número de los cheques asignados en la chequera que la entidad bancaria entregó a la empresa.

Datos a tener en cuenta: 

• El sistema permite cambiar las características de las cuentas solo en el último año donde se encuentre información registrada. Las características que se pueden cambiar a las cuentas contables son:
  • Auxiliares.
  • Sub – auxiliares.
  • Detalles.
  • Tercero.
  • Centros de costo. 
• En caso de no encontrarse en el año correspondiente, el sistema genera el siguiente mensaje: 

• Al realizar este proceso en el año que corresponde, visualizarás una ventana donde confirmas el cambio pertinente.

• Por último, el sistema solicita el documento donde quedará registrado el cambio y muestra un mensaje informativo que aclara el proceso que se realiza al cambiar los parámetros de la cuenta contable.

• Los aspectos más importantes al momento de cambiar estas características son:
  • Para cada una de ellas, el sistema efectuará el proceso de marcación o demarcación en todos los años.
  • En todos los años donde actualmente se tenga la marcación que se indicó, el sistema respetará esa marcación y continuará con los años donde no tenga la marcación.

Ahora ya tienes todo lo necesario para crear cuentas contables en tu Siigo Contador.