Los terceros son todas aquellas compañías o personas naturales con las cuales la empresa registra transacciones comerciales y otro tipo de operaciones como las realizadas con fondos de salud, pensión, entidades financieras, entre otras; crearlos  de manera adecuada te permite mantener organizada la información de tus contactos y de esta manera sea mas fácil de manejar en tu Contador Windows.

A continuación, te indicamos los pasos para crear los terceros:

1. Dirígete al módulo Contador – Administración de terceros – apertura de terceros.

2. Diligencia los siguientes datos:

• NIT: digitas el código de identificación tributaria, se digita sin puntos ni caracteres especiales y sin el dígito de verificación.
• Maneja sucursales / sucursal: seleccionas si este NIT maneja facturación por sedes.
• Tipo: escoges el tipo de documento del tercero.  

• Digito de verificación: el sistema lo calcula automáticamente.
• Autocompletar datos: cuando digitas el tipo y número de identificación, puedes hacer clic en autocompletar datos para que el sistema consulte y complete la información desde la DIAN.

Importante:

• Si el tercero no está registrado en la DIAN, es necesario ingresar los datos manualmente.

• Para aquellos terceros que tienes marcados como empleados no se permite el manejo de sucursales, esto con el fin que no afecte los procesos de nómina y generación de la planilla. Si lo llegas a marcar, genera el siguiente mensaje:

• Nombre: razón social o nombre del tercero. Puedes ingresar en el nombre hasta 150 caracteres.

A continuación se habilita una nueva ventana, donde seleccionas:

• Datos de información exógena:  registras los datos de los terceros, los cuales se reflejarán en el archivo de presentación con la información medios magnéticos y está compuesta por los siguientes datos:
  • Razón social: aplica únicamente para personas jurídicas.
  • Persona natural: cuando es una persona natural y se habilitan los campos: nombre 1 – nombre 2 – apellido 1 – apellido 2, estos campos se diligencian, son obligatorios el nombre 1 y el apellido 1.

• • Número de identificación del extranjero: permite incluir el NIT genérico asignado para los terceros del exterior.
  • Código identificación fiscal: solo se habilita si se ha seleccionado el campo anterior, es necesario digitar el número del registro fiscal del país de residencia o domicilio del tercero.

• Nombre comercial: campo que llenas, solicitado en facturación electrónica.
• Contacto: puedes agregar la persona con la que se tiene contacto principal en la empresa que se crea. El sistema trae por defecto el nombre del tercero.
• Tipo de empresa: tiene como objetivo marcar los terceros que son exentos de IVA.

A continuación, te solicita los datos básicos del tercero:

• Dirección – país – ciudad – teléfonos – celular: datos importantes que el sistema te solicita para reportarlos en el archivo que contiene la información para la DIAN de medios magnéticos.
• Tipo de persona: el sistema lo toma de la marcación que hiciste en los datos de información exógena.
• E-mail: campo donde ingresas el correo del tercero. Solo es necesario si el cliente requiere que se le envíe la factura electrónica.

Importante: la dirección de correo electrónico debe ser válida, que siga las reglas establecidas por los estándares de Internet.

• Clasificación: se marca que clasificación tiene el tercero, si es C – cliente, P – proveedor, O – otros.

Seguidamente, al marcar en responsabilidades fiscales, se abre una nueva ventana donde puedes seleccionar.

Después, al marcar tributos, otra ventana para seleccionar.

• Clasificación tributaria: seleccionas el tipo de contribuyente fiscal de la empresa o persona.

• Forma de pago: seleccionas la forma que corresponda de las previamente creadas en el sistema (Contado – Crédito, Anticipos, entre otros). 

Importante: la apertura de terceros, se puede repasar cuentas veces quieras y actualizar la información de ser necesario. Con el botón de guardar , para que al realizar en cualquier campo una modificación, te permita grabar sin tener que repasar todo el catálogo.

Bien hecho! Ahora ya conoces cómo crear tus terceros en tu Contador Windows.