Para iniciar con la generación del informe de medios magnéticos ingresa a la ruta: Contador – Informes generales – Informes oficiales – Informe en medios magnéticos.

Al ingresar te muestra la siguiente ventana, donde te lleva paso a paso y digitas el 1 en el campo opción.

El primer paso corresponde a la creación de conceptos y asociación de cuentas contables de acuerdo a la normatividad vigente; si habías realizado el proceso el año anterior te presentará el siguiente mensaje:

Al marcar Si el sistema copiara los conceptos y formatos creados el año anterior, al marcar No traerá los conceptos predefinidos por el sistema y será necesario asociar las cuentas contables correspondientes a cada concepto.

Importante: es de aclarar que este mensaje se generará una sola vez. Además, Siigo ya trae los conceptos creados por defecto.

Después de seleccionar te muestra la ventana donde realizarás el registro:

Creación de conceptos

Para crear nuevos conceptos, das clic en el ícono  llamado Adicionar códigos de la DIAN, con ello se habilita la ventana en la que defines los siguientes campos:

1. Concepto: campo numérico de cuatro (4) caracteres que corresponde al código del concepto con el cual se reporta la información según las especificaciones dadas en la resolución de medios magnéticos dada para el año vigente.

2. Tipo monto: lista donde se define el tipo de monto a tener en cuenta, según la cuantía a reportar. Los tipos de monto que permite seleccionar el sistema son:

• Costos/Deducciones: se utiliza para los conceptos a reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001), diferente a salarios.
• Salarios: aplica para los que se reportan como salarios y demás pagos laborales (formato 1001).
• Ingresos: para los conceptos que reportas en el formato 1007 – Ingresos recibidos.
• Pasivos: lo seleccionas para los conceptos que van en el formato 1009 – Saldo cuentas por pagar.
• Cuentas por cobrar: les aplica a los conceptos a reportar en el formato 1008 – Saldo cuentas por cobrar.
• Sin tope general: se utiliza en los conceptos a reportar sin importar la cuantía, es decir, todos los valores mayores a 0 y que son necesarios informar (formatos 1001, 1003, 1004, 1005, 1006, 1011, 1012, 2275, 2276).
• Base de impuestos generados: con esta opción reportas los conceptos de IVA generado validando el tope de ingresos.

3. Descripción: nombre con el cual se identifica el concepto, este texto NO se visualizará en la generación de los archivos planos ni los archivos con formatos XML.

4. Formato: el sistema genera un listado de los formatos existentes y seleccionas aquel en el cual se va a reportar la información del concepto que se está creando. Los formatos que se habilitan son:

• 1001 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas.
• 1003 – Retenciones que le practicaron.
• 1004 – Descuentos tributarios solicitados.
• 1005 – Impuesto descontable (IVA).
• 1006 – Impuesto generado (IVA).
• 1007 – Ingresos recibidos.
• 1008 – Cuentas por cobrar (Deudores con créditos activos a 31 de diciembre).
• 1009 – Cuentas por pagar (Saldos de los pasivos a 31 de diciembre).
• 1010 – Socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados.
• 1011 – 2275 – Declaraciones tributarias (Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional – Rentas exentas – Costos y Deducciones).
• 1012 – Declaraciones tributarias (Inversiones).
• 2276 – Certificación de ingresos y retenciones personas naturales empleados.
• 9998 – Base del impuesto generado.

Importante:

• Existen formatos que en la resolución no tienen conceptos asociados, sin embargo, en Siigo para la correcta generación de los archivos planos, es necesario asignar unos conceptos para la creación del formato, estos formatos son:
  • Formato 1005 crear el concepto 5555
  • Formato 1006 crear el concepto 6666
  • Formato 1010 crear el concepto 7777
  • Formato 1006 crear el concepto 9998
• Para el Formato 1006 – Impuesto Generado se necesita crear un concepto DIAN 9998 y asociarlo al tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado y asociarlo al formato 9998 – Base Impuesto Generado (este concepto y este formato solo se definen en Siigo para la correcta generación de la base del impuesto). En el concepto DIAN 9998 es necesario enlazar las cuentas contables que generaron el IVA que se va a reportar.
• Otros conceptos para el formato 1001 son:
  • 5086: valor retención en la fuente trasladada a terceros por participaciones o dividendos recibidos de sociedades nacionales
  • 5087: valor de los puntos premio redimidos en el período que afectan el gasto directamente, procedentes de programas de fidelización.
• Para el formato 1004, puedes encontrar nuevos conceptos:
  • 8333: descuento para inversiones realizadas en control, conservación y mejoramiento del medio ambiente en actividades turísticas.
  • 8334 – Descuento por donaciones realizadas a la agencia de emprendimiento e innovación del Gobierno Nacional INNPULSA.
  • 8335 – Descuento tributario por donaciones tendientes a lograr la inmunización de la población colombiana frente a la covid-19 y cualquier otra pandemia.
  • 8336 – Descuento por donaciones recibidas por el Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, Fondo Francisco José de Caldas, destinadas al financiamiento de Programas y/o Proyectos de Ciencia, Tecnología e Innovación.
  • 8337 – Descuento por remuneración correspondiente a la vinculación de personal con título de doctorado en las empresas contribuyentes de renta,
  • 8338 – Descuento por donaciones recibidas por intermedio del ICETEX, dirigidas a programas de becas que financien la formación y educación de quienes ingresen a la Fuerza Pública.
• También otros conceptos para el formato 1009:
  • 2214 – Valor del saldo de los pasivos por aportes parafiscales, salud, pensión y cesantías.
  • 2215 – Valor del saldo de los pasivos laborales reales consolidados en cabeza del trabajador, sin incluir cesantías.
• Para el formato 1011:
  • 8405 – Deducción por deterioro (provisión individual) de cartera de dudoso o difícil cobro.
  • 8406 – Deducción por deterioro (provisión general) de cartera de dudoso o difícil cobro.
  • 8407 – Deducción por inversiones realizadas en investigación, desarrollo tecnológico e innovación.
  • 8408 – Deducción por donaciones recibidas por el Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, Fondo Francisco José de Caldas, destinadas al financiamiento de Programas y/o Proyectos de Ciencia, Tecnología e Innovación.
  • 8409 – Deducción por remuneración correspondiente a la vinculación de personal con título de doctorado en las empresas contribuyentes de renta,
  • 8410 – Deducción por donaciones recibidas por intermedio del ICETEX, dirigidas a programas de becas que financien la formación y educación de quienes ingresen a la Fuerza Pública.
  • 8411 – Deducción por donaciones realizadas a la agencia de emprendimiento e innovación del Gobierno Nacional iNNpulsa,
  • 8412 – Depreciación especial aplicada por contribuyentes del régimen de Mega-inversiones que realicen nuevas inversiones.
  • 8413 – Deducción por provisiones de cartera hipotecaria de dudoso o difícil cobro.
  • 8414 – Deducción deterioro de cartera de Entidades Promotoras de Salud -EPS en liquidación forzosa intervenidas por la Superintendencia Nacional de Salud.
  • 8415 – Deducción deterioro de cartera de dudoso o difícil cobro.
• Así como para el formato 1011, también aplica para el 2275:
  • 8052 – Ingresos no gravados por utilidades distribuidas por sociedades nacionales o establecimientos permanentes que han efectuado inversiones en el marco del régimen de Mega-inversiones

Con el ícono , generas el reporte de la lista de los conceptos de la Dian y el formato al que están asociados. 

Asociación de cuentas

Una vez se encuentren definidos los conceptos, bien sea por que se tomaron los que el sistema trae o por que se copiaron los del año anterior, vas a asociar a cada uno de ellos las cuentas contables que el sistema tomara para reportar los valores: 

En ella es necesario empezar a ingresar la información y diligenciar cada uno de los datos que el sistema solicita como son:

• Cuenta contable: la cual se debe encontrar previamente creada y con movimiento o saldo.
• Concepto: puedes digitar el código y con esto el sistema trae en forma automática el formato al cual se encuentra asociado dicho concepto.
• Tipo de suma: por cada rango de cuentas, defines el tipo de valor a incluir según el caso y de acuerdo al tipo de movimiento que requieras reportar en el archivo.  

• • Suma débitos: podrás generar el valor de cada uno de los terceros que tuvieron movimiento en las cuentas asociadas al concepto DIAN, con naturaleza débito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.
  • Suma créditos: obtienes igualmente un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN, naturaleza crédito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.
  • Débitos menos créditos: te permite obtener un valor por cada uno de los terceros que registraron información de las cuentas asociadas al concepto DIAN entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar, realizando la correspondiente resta de débitos menos créditos.
  • Saldo general: muestra el valor por cada uno de los terceros con movimiento en las cuentas asociadas al concepto DIAN, realizando la operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento débito y luego se resta el movimiento crédito, estos registros son los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar.
  • Saldo inicial: obtienes un valor por cada uno de los terceros, del valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de enero del año a reportar.

• Categoría: este campo clasifica el rango de cuentas seleccionado en una característica específica, estas categorías se habilitan dependiendo del formato. Ejemplo si esta con el formato 1001, muestra las siguientes categorías:

Para el Formato 2276, te muestra otras:

Puedes realizar la asociación de cuentas contables por medio de interfaces, para ello estando en la pantalla inicial de asociación de cuentas, en la parte superior ves el botón , el cual te permite generar la plantilla, al dar clic te solicita la ruta donde será guardada esta información.

Después genera un archivo en Excel el cual contiene la estructura que permite la incorporación de estos datos al programa.

Es necesario diligenciar la plantilla con la información requerida por cada empresa.

Luego al volver a la pantalla de Siigo das clic en el ícono y luego seleccionar la ruta del archivo a incorporar.

Confirmas la incorporación de información con el ícono . 

Con este proceso el sistema carga los datos al programa, generando un listado del proceso realizado, en caso de presentarse inconsistencias el sistema también las reporta.

Luego al momento de volver a ingresar a Siigo a revisar la asociación de cuentas conceptos, se visualizará los datos incorporados.

 Al dar clic en el ícono  mantienes la información registrada.