Crear conceptos y asociar cuentas te permite organizar la información de tu sistema, donde podrás definir cómo se reportarán las cuentas contables en cada formato de los medios magnéticos. Este proceso se realiza antes de generar la información exógena, con el fin de asegurar que los datos se presenten de forma adecuada y sin inconsistencias.

Para crear los conceptos y asociar las cuentas, sigue estos pasos: 

1. Dirígete por la ruta Contador – Informes generales – Informes oficiales – Informe en medios magnéticos.

2. Al ingresar, el sistema te muestra la siguiente ventana, donde digitas el 1 en el campo Opción. 

3. Visualizarás un mensaje donde podrás copiar los parámetros de la información exógena del año anterior, haz clic en Sí para realizar este proceso. 

Importante: este mensaje se generará una sola vez. Siigo ya trae los conceptos creados por defecto.

4. El sistema te muestra la siguiente ventana:

En la parte superior encuentras las siguientes funcionalidades: 

Con el ícono de la carpeta  podrás crear nuevos conceptos y defines los siguientes campos:

Concepto: es un campo numérico de cuatro caracteres que corresponden al código del concepto con el cual se reporta la información, según las especificaciones dadas en la resolución para el año vigente. Podrás usar el botón Buscar  para verificar los conceptos que están creados en el sistema. 

Tipo monto: lista donde se define el tipo de monto a tener en cuenta, según la cuantía a reportar. Los tipos de monto que permite seleccionar el sistema son:

• Costos/Deducciones: aplica para los conceptos a reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001), diferente a salarios.
• Salarios: para los conceptos a reportar como salarios y demás pagos laborales (formato 1001).
• Ingresos: conceptos que aplican para reportar en el formato 1007 – Ingresos recibidos.
• Pasivos: este se utiliza para los conceptos a reportar en el formato 1009 – Saldo cuentas por pagar.
• Cuentas por cobrar: aplica los conceptos a reportar en el formato 1008 – Saldo cuentas por cobrar.
• Sin tope general: para aquellos conceptos a reportar sin importar la cuantía, es decir, todos los valores mayores a cero y que son necesarios informar (formatos 1001, 1003, 1004, 1005, 1006, 1011, 1012, 2275, 2276).
• Base de impuestos generados: este se utiliza para los conceptos de Impuesto al Valor Agregado (IVA) generado a reportar validando el tope de ingresos.

Descripción: nombre con el cual se identifica el concepto. Este texto no se visualizará en la generación de los archivos planos ni los archivos con formatos XML.

Formato: el sistema genera un listado de los formatos existentes y donde es necesario seleccionar aquel formato en el cual se va a reportar la información del concepto que se está creando. Los formatos que se habilitan son:

• 1001 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas.
• 1003 – Retenciones que le practicaron.
• 1004 – Descuentos tributarios solicitados.
• 1005 – Impuesto descontable (IVA).
• 1006 – Impuesto generado (IVA).
• 1007 – Ingresos recibidos.
• 1008 – Cuentas por cobrar (Deudores con créditos activos a 31 de diciembre).
• 1009 – Cuentas por pagar (Saldos de los pasivos a 31 de diciembre).
• 1010 – Socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados.
• 1011 – 2275 – Declaraciones tributarias (Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional – Rentas exentas – Costos y Deducciones).
• 1012 – Declaraciones tributarias (Inversiones).
• 2276 – Certificación de ingresos y retenciones personas naturales empleados.
• 9998 – Base del impuesto generado.

Importante:

• Existen formatos que en la resolución no tienen conceptos asociados, sin embargo, en Siigo para la correcta generación de los archivos planos, es necesario asignar unos conceptos para la creación del formato, estos formatos son:
  • Formato 1005 crear el concepto 5555.
  • Formato 1006 crear el concepto 6666.
  • Formato 1010 crear el concepto 7777.
  • Formato 1006 crear el concepto 9998.
  • Formato 2276 crear el concepto 4444.
• Para el Formato 1006 – Impuesto Generado se necesita crear un concepto para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) 9998 y lo asocias al tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado; luego se asocia al formato 9998 – Base Impuesto Generado (este concepto y este formato solo se definen en Siigo para la correcta generación de la base del impuesto). En el concepto DIAN 9998 es necesario enlazar las cuentas contables que generaron el IVA que se va a reportar.

Con el ícono de Excel  generas un reporte con la lista de los conceptos de la DIAN y el formato al que están asociados. 

Importante: ten en cuenta que, para la presentación de la información del año 2025, se incluyeron nuevos conceptos para los formatos 1001, 1004, 1011 y 1012. Se eliminaron algunos conceptos para el formato 1001 y también se modificaron los nombres de algunos conceptos en los formatos 1001, 1004 y 1011, todo esto de acuerdo con las resoluciones 000227 de 23 de septiembre de 2025, 000233 de 30 de octubre de 2025 y 000237 de 3 de diciembre de 2025.

5. Una vez definidos los conceptos, el programa te permite asociar a cada uno de ellos las cuentas contables que el sistema tomará para reportar los valores; para este proceso se habilita la siguiente ventana donde completas la siguiente información:

Cuenta contable: indicas la cuenta contable donde se encuentre la información a reportar. 

Concepto: digita el código o realiza la búsqueda con el botón Buscar ; con esto el sistema trae de forma automática el formato al cual se encuentra asociado dicho concepto.

Tipo de suma: por cada rango de cuentas es necesario definir el tipo de valor a incluir, según el caso de acuerdo al tipo de movimiento que requieras reportar en el archivo. Estos son:

• Suma débitos: genera un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza débito de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. 
• Suma créditos: se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza crédito, de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. 
• Débitos menos créditos: muestra un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente resta de débitos menos créditos; de los registros causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. 
• Saldo general: se obtiene un valor por cada uno de los terceros con movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento débito y luego se resta el movimiento crédito, estos registros serán los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar. 
• Saldo inicial: da como resultado un valor por cada uno de los terceros del valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de enero del año a reportar. 

Categoría: este campo te permite clasificar el rango de cuentas seleccionado en una característica específica, estas categorías se habilitan dependiendo del formato. 

6. Una vez ingresadas todas las cuentas, haz clic en Finalizar .

7. Ahora continúa con el siguiente paso: realizar cálculo de saldos y validación de topes.

Ahora ya tienes todo lo necesario para crear los conceptos y asociar las cuentas en tu Contador Windows.