Los saldos iníciales corresponden a los valores de cada cuenta contable del balance general con los cuales inicia la compañía, para el ingreso de esta información a Siigo es necesario:
- Tener creados todos los parámetros (Cuentas contables – Centros de costos – Terceros).
- Haber definido la cuenta puente, se sugiere que a esta se le asigne el código 9999990000.
Importante: la cuenta puente es de uso temporal y solamente se utilizará para el ingreso de saldos iníciales, contablemente no existe. Esta cuenta quedara con saldo cero una vez se termine de ingresar el balance de apertura.
- Definir un documento tipo L para la contabilización de saldos iniciales.
- Conocer la fecha en la cual se va a incorporar el balance de apertura.
- Se recomienda organizar, discriminar y clasificar la información de todos los proveedores, es decir, es necesario conocer el saldo total de las cuentas por pagar pendientes de cancelar, pero a su vez se requiere tener discriminado por cada tercero los siguientes datos:
- Número y valor de cada una de las facturas pendientes de pago estén o no vencidas.
- Fechas de cada uno de los vencimientos.
- Discriminar los anticipos con su correspondiente valor (En caso que existan).
1. Exportar la plantilla
Para generar las plantillas de ingreso de saldos iniciales y/o balance de apertura de cuentas por pagar puedes utilizar el buscador de menú o ir por la ruta: Interfaces – Saldos Iniciales – Exportación para saldos iniciales.
En esta opción el sistema te habilita la siguiente ventana en la cual es necesario seleccionar la plantilla de cuentas por pagar.
Cuentas por pagar: en la plantilla ingresa los datos de cada uno de los terceros (proveedores), discriminando cada uno de los vencimientos de cada factura de compra que deba la empresa o los anticipos entregados (información del documento cruce)
Generar la plantilla con saldos: únicamente en caso de seleccionar esta casilla, el sistema solicita confirmación de la fecha de saldos.
Importante: para el caso del ingreso de saldos iniciales el campo “Generar la plantilla con saldos” no se debe seleccionar.
Ruta archivo: indicas la ruta donde se guardará la plantilla de Excel que está generando el programa.
Una vez das en la opción guardar, te muestra das clic en el botón
el sistema genera la plantilla en Excel, es posible la inclusión de información para la posterior incorporación del balance de apertura.
Importante: en la plantilla de Excel no se debe: cambiar el tipo y tamaño de la fuente, ni eliminar filas del encabezado, ni cambiar las columnas de posición.
2. Importación de la planilla
Después de incluir todos los datos necesarios en la plantilla es posible la incorporación de los saldos iniciales, para realizar este proceso utiliza el buscador de menú o vas por la ruta en la ruta: Interfaces – Saldos Iniciales – Importación para saldos iniciales.
Al ingresar a esta opción, el sistema habilitará la siguiente ventana en la cual es necesario diligenciar los siguientes datos:
Datos a Incorporar:
Se escoge la plantilla que se va a subir, en este caso la de cuentas por pagar y la ruta donde se encuentra.
- Plantilla de datos a importar: el sistema solicita confirmación del tipo de información a importar a Siigo, en este caso cuentas por pagar.
- Ruta archivo: es necesario digitar o realizar la búsqueda donde se encuentra la plantilla a incluir.
Comprobante:
- Tipo de comprobante: selecciona el documento tipo L definido para la incorporación del balance de apertura.
- Número de comprobante: debes seleccionar el número del documento tipo L definido para el ingreso del balance de apertura.
- Cuenta puente: digita o haz la búsqueda de la cuenta 999999 creada como cuenta puente en Siigo.
- Nit: puedes digitar o hacer la búsqueda del tercero, este por ser un proceso interno de la organización se recomienda que sea el Nit de la empresa.
- Vendedor – Ciudad – Centro de costos: digita los datos creados como principales para armar el encabezado del documento.
Una vez se diligencien todas las casillas, das clic la tecla de función F1 o hacer uso del ícono para que el sistema inicie la incorporación de información.
El proceso puede tardar dependiendo la cantidad de registros a incorporar, pero el sistema en pantalla muestra el avance, hasta reportar la culminación del proceso.
En caso de presentar inconsistencias, el sistema genera un informe en Excel con las inconsistencias presentadas para ser corregidas y volver a realizar la incorporación de información. Si no existen inconsistencias, muestra el siguiente mensaje:
