Para realizar un mantenimiento de terceros es posible utilizar el buscador de menú o ingresar por la ruta: Contador – Administración de terceros – Mantenimiento de terceros.

El sistema cuenta con tres tipos de mantenimiento de terceros, los cuales son:

1. Mantenimiento individual

En esta opción el programa permite reclasificar el movimiento de un tercero a otro de un comprobante e ítem específico, para realizar este proceso es necesario que el Nit del tercero al cual se le va a pasar el documento este previamente creado en el sistema. Para realizar este proceso se habilita la siguiente ventana:

En ella es necesario digitar: el tipo y número del comprobante, consecutivo del documento y el número de la secuencia sobre la cual se requiere modificar el tercero; el programa mostrará de forma automática la cuenta contable, la descripción y el valor que fueron registrados en el comprobante seleccionado, permitiendo en la siguiente casilla asignar el nuevo Nit. Al digitar nuevamente los datos del documento se visualizará el cambio realizado.

2. Mantenimiento general

En esta opción el programa permite pasar todo el movimiento de un tercero a otro, se pueden presentar dos situaciones:

– Se creó un Nit y se presentan diferencias con el Nit real, por lo tanto, es necesario corregirlo y trasladar todo el movimiento al nuevo número de identificación.

– Se tengan dos Nit en Siigo y sea necesario trasladar todo el movimiento de uno de ellos a otro. Para realizar este proceso el sistema solicita los siguientes datos:

Al Nit actual y en el cual se ha contabilizado el movimiento, luego solicita el nuevo Nit al cual se le pasará todo el movimiento, este nuevo tercero puede o no estar creado en el programa, por último, el sistema permite seleccionar el año desde el cual se realizará el proceso actualizando la información hasta el año vigente.

Importante: en aquellos años donde se creó el NIT errado y no exista el NIT nuevo, el sistema creara el NIT nuevo de manera automática, para poder efectuar el traslado de la información.

3. Mantenimiento inactivos

• Proceso: en esta opción el sistema realizará en forma automática la marcación de los terceros que se encuentran activos como inactivos, siempre y cuando estos no tengan movimiento durante el rango de meses seleccionado ni saldos de años anteriores.

• Informe: genera un listado en Excel el cual discrimina todos los terceros a los cuales se les han cambiado los datos, qué clave realizo el proceso (Administrador y/o Usuario) y la fecha de la máquina al momento de realizar dichas modificaciones.