Los Utilitarios son herramientas diseñadas en Siigo para el mantenimiento y reconstrucción de archivos de información, de igual forma algunos realizan validaciones para corregir inconsistencias originadas en la definición de parámetros o ejecución de procesos automáticos, brindando solución y en algunos casos para prestar una utilidad adicional al programa.
Para realizar la ejecución de los Utilitarios, puedes ir por el buscador de menú o por la ruta: Parámetros – Utilitarios.
Al ingresar, el sistema te lleva directamente a las opciones:
- Borra el Cliente: cuando se tiene un NIT = 0 y se desea eliminar, al marcar la opción mostrará una pantalla donde se debe indicar el año de proceso.
- Limpia archivos: esta opción que ofrece el programa permite realizar limpieza de archivos a los diferentes módulos que tiene Siigo y se debe ejecutar siempre y cuando se observen caracteres extraños en los catálogos. Al ejecutar la opción, el sistema preguntará cuál será el archivo a limpiar, entre los cuales existen: Contabilidad – Nit – Activos – Costos – Catálogos – Cheques – Movimiento.
En la escogencia del limpia archivos tiene la opción de: Borra e imprime o solo imprime
- Archivo maestro vs otros: esta opción permite corregir inconsistencias o descuadres en el balance, solo basta con tomar la opción que corresponda. Con este utilitario podrá solucionar inconsistencias a nivel de terceros y centros de costos.
- Diferencia Maestro vs Terceros: este utilitario revisa la información de Contabilidad y Terceros mostrando el saldo de cada uno de ellos. El saldo de contabilidad comparado con terceros debe ser igual. Realiza la comparación del saldo que se posee sobre el archivo de cuentas contables (Z03NNNN) vs el saldo del archivo de Terceros (Z25NNNN).
- Diferencia Maestro vs Centro de Costo: revisa la información de Contabilidad y los Centros de Costos mostrando el saldo de cada uno de ellos, el cual debe ser igual. Realiza la comparación del saldo que se posee sobre el archivo de cuentas contables (Z03NNNN) vs el saldo del archivo de Centro de costos (Z28NNNN).
- Diferencia de Maestro vs Activos: con este utilitario se realiza la comparación de la contabilidad con el módulo de Activos Fijos y sus cuentas asignadas; realiza la comparación del saldo que se posee sobre el archivo de cuentas contables marcadas como activos fijos (Z03NNNN) vs el saldo del archivo de activos fijos (Z27NNNN).
- Actualiza tipo de cuenta: te permite asignar el tipo de cuenta que está definido en la empresa
El sistema repasa automáticamente el plan de cuenta marcando las como Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, De Orden y Orden por Contra.
- Revisa descripciones inválidas: este utilitario revisa automáticamente las descripciones de los catálogos (maestro de cuentas, inventarios, NITS) con el fin de eliminar cualquier basura que se presente en las descripciones.
- Cambiar caracteres especiales en las descripciones: este utilitario sirve para cambiar los caracteres especiales que han sido usados en la creación de catálogos (terceros, productos, activos, etc.) Al ingresar a esta opción, el programa solicitara los siguientes datos:
- Reemplazar el carácter: en esta opción se debe colocar el carácter especial a cambiar ·
- Por el carácter: en esta opción se debe colocar el carácter por el que se desea cambiar
- Actualiza llaves alternas: este utilitario sirve para arreglar la llave de búsqueda alfanumérica en el archivo de tablas, es decir, el Z06.
- Ajustes por inflación activos fijos: allí el sistema solicita un documento Tipo L y un documento Tipo A, con una cuenta puente, con tercero y centro de costo para realizar el traslado de los valores de ajustes por inflación de los Activos Fijos y Depreciación con los que inicio el año 2007 de las cuentas de ajuste por inflación a la cuenta de valor histórico respectivo; de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo indicó varios puntos inherentes al desmonte de los procesos de ajuste por inflación contables.
- Ajuste valor presupuesto formulado (MAE vs COS): este proceso compara los valores totales del presupuesto por centro de costo contra el presupuestado de la cuenta contable, con el fin de detectar las inconsistencias y así dejar estos totales iguales.
