Calcular saldos y validar topes te permite verificar que los valores que se reportarán en los medios magnéticos sean correctos y cumplan con los límites establecidos. Este proceso te permite generar la información que se registrará en los formatos, asegurando que se presenten de forma adecuada.
Para calcular saldos y topes, sigue estos pasos:
1. Dirígete por la ruta Contador – Informes generales – Informes oficiales – Informe en medios magnéticos.
Importante: recuerda que previamente es necesario realizar la creación de conceptos y asociación de cuentas.
2. Al ingresar, el sistema te muestra la siguiente ventana, donde digitas el 2 en el campo Opción.
3. En esta opción se calculan los saldos de acuerdo con los conceptos, cuantías y cuentas contables previamente definidos. Al ingresar, te muestra la siguiente ventana:
Indicas la Unidad de Valor Tributario (UVT), verificas los valores referentes a los topes correspondientes y seleccionas la casilla para realizar el proceso.
Importante:
- El valor de la UVT se tomará del registrado en la nómina, si no tiene valor registrado se sugerirá el valor del año de generación de los medios magnéticos.
- Para los conceptos del formato 1006 y 1007 cuyos registros no tienen terceros asociados los valores se tomarán de la cuenta contable con el Número de identificación Tributaria (NIT) de cuantías menores (identificación 222222222) razón social «CUANTÍAS MENORES” y tipo documento 43 en el concepto correspondiente.
- Se elimina para el formato 1005 la categoría IVA tratado como mayor valor del costo o gasto.
Los topes para el año 2025 quedaron de la siguiente manera:
Los conceptos tipo monto Costos y Deducciones: 3 UVT.
Los conceptos tipo monto Pasivos: 12 UVT.
Los conceptos tipo monto Cuentas por cobrar: 12 UVT.
4. Repasas la información de los formularios para calcular las cuantías menores y haz clic en Continuar.
Importante: cuando tienes nómina con Siigo y actualizas los datos de ley con el valor tope de la UVT, el sistema tiene en cuenta lo siguiente:
- Para el formato 2276, en el proceso de información para personas obligadas, naturales y jurídicas, al realizar el cálculo de saldos y validación de topes, se promedia el valor del ingreso laboral, así como la posibilidad de poder cargar a la lista de conceptos marcados como salario y que usan para el cálculo de cesantías e intereses.
5. Cuando finalice el proceso mostrará el siguiente mensaje:
Este proceso puede tardar unos minutos, depende de la cantidad de información que se tenga en ese año. Una vez confirmado, haz clic en Aceptar.
Importante: dentro de las validaciones que realiza el programa al momento de calcular saldos, está la revisión de los datos de los terceros, los cuales deben estar correctamente diligenciados, de lo contrario el sistema generará un reporte de inconsistencias, las cuales deben corregirse para evitar rechazos en el envío de la información. A continuación, se muestra un ejemplo de errores que se pueden presentar al momento de validar la información:
6. Ahora continúa con el siguiente paso: generar vista preliminar de formatos.
Ya tienes todo lo necesario para calcular saldos y validar topes en tu Contador Windows.
